O que é gerenciamento de contatos?
O gerenciamento de contatos é o processo de registro e rastreamento de todas as interações do cliente dentro de uma organização. Isso inclui tecnologias e estratégias para coletar e organizar as informações do cliente. Você pode simplificar a comunicação com o cliente e facilitar a construção eficaz de relacionamentos usando uma plataforma de gerenciamento de contatos. Atualmente, as ferramentas de gerenciamento de contatos são comuns em plataformas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).
Quais são os benefícios do gerenciamento de contatos?
Com o software de gerenciamento de contatos, você pode coletar dados e informações do cliente e organizá-los para uso dos funcionários. Ele otimiza o processo manual de gerenciamento de registros de clientes e facilita a comunicação. A seguir estão alguns dos principais benefícios das ferramentas de gerenciamento de contatos.
Aumentar a agilidade
Os profissionais de vendas geralmente precisam entrar em contato com leads para conquistar novos clientes. Um sistema de gerenciamento de contatos simplifica esse processo ao incluir o nome, o número de telefone, o e-mail e outras informações pessoais do cliente. Em vez de procurar essas informações, você pode usar uma ferramenta de gerenciamento de contatos para entrar em contato com um novo lead e acessar rapidamente seus principais detalhes.
A coleta de informações do cliente, em um local centralizado, reduz o tempo necessário para entrar em contato com os leads. Os sistemas de gerenciamento de contatos podem aumentar a agilidade da comunicação e economizar tempo com vários funcionários.
Custos reduzidos
O uso de um sistema de gerenciamento de contatos simplifica o processo de gerenciamento de dados, economizando tempo e dinheiro. Não é preciso coletar e organizar as informações do cliente manualmente. Por causa dos detalhes de contato centralizados, não há mais necessidade de procurar as informações requisitadas em vários locais. Automatizar esse elemento manual do processo significa reduzir o tempo de gerenciamento de relacionamentos com clientes.
Aumente a produtividade
Os sistemas de gerenciamento de contatos são uma ferramenta útil para ajudar seus atendentes de suporte ao cliente a aumentar a produtividade e facilitar suas workloads. Esses sistemas permitem que os atendentes de suporte respondam às consultas com mais rapidez e precisão. Tanto os atendentes de suporte quanto os de vendas podem analisar um histórico detalhado do relacionamento de um cliente com sua empresa, resultando em um melhor atendimento ao cliente em geral.
Aprimore os relacionamentos com clientes
Com os sistemas de gerenciamento de contatos, você pode acessar todos os dados de seus clientes. Alguns softwares de gerenciamento de contatos também incluem dados comportamentais com informações demográficas. Antes de iniciar uma conversa com um cliente, você pode formular a sua discussão de acordo com os dados disponíveis. Uma abordagem personalizada pode ajudar a criar confiança e harmonia, melhorando o relacionamento com os clientes.
Favorecimento da transformação digital
Os sistemas de gerenciamento de contatos automatizam tarefas repetitivas em grande escala para agilizar a comunicação. Outro benefício é a integração com as plataformas de automação de marketing e software de CRM. A capacidade de integrar outros softwares e de escalar seus negócios torna os sistemas de gerenciamento de contatos uma ferramenta útil para a transformação digital.
Quais são os principais recursos do software de gerenciamento de contatos?
Um sistema de gerenciamento de contatos tem vários componentes que ajudam os representantes de suporte e vendas a coletar e acessar as informações do cliente. A seguir, foram relacionados alguns dos principais recursos do software de gerenciamento de contatos.
Painel central
Um sistema de gerenciamento de contatos normalmente tem um painel central onde o usuário pode acessar todos os outros recursos. Você pode escolher ferramentas específicas nesse painel, como filtragem de dados ou pesquisa de clientes. Você também pode acessar as configurações do seu sistema de gerenciamento de contatos e configurá-lo no painel central. Todos os dados em um sistema de gerenciamento de contatos geralmente são facilmente acessíveis a partir do painel central.
Extrair e importar dados
Um sistema de gerenciamento de contatos conecta você a dados de várias fontes. Você pode extrair dados de uma aplicação de gerenciamento de contatos, campos personalizados ou sistemas de CRM. A capacidade de armazenar informações do cliente no software é fundamental para os sistemas de gerenciamento de contatos. Muitos sistemas de gerenciamento de contatos têm várias integrações e pipelines de extração de dados possíveis que você pode ativar ou conectar.
Pesquisa de clientes
O software de gerenciamento de contatos geralmente faz uma pesquisa de clientes para permitir que uma equipe de vendas encontre informações específicas do cliente. Você pode usar a filtragem para encontrar grupos de clientes ou pesquisar clientes específicos. É possível pesquisar e acessar rapidamente os dados do cliente e encontrar informações úteis sobre o cliente. Você também pode segmentar clientes para encontrar informações de contato de campanhas de marketing específicas.
Ferramentas de geração de relatórios
Você também pode conectar sua plataforma de gerenciamento de contatos a outras ferramentas de negócios, como softwares de análise de dados. Além disso, é possível visualizar dados através dos dados de contato. Essas visualizações podem ajudar na estratégia de vendas.
Administração da equipe
Os administradores da plataforma de gerenciamento de contatos podem escolher quem tem acesso a quais elementos dos dados do cliente. Os controles administrativos permitem que você defina permissões para suas equipes de atendimento ao cliente e garanta a conformidade com os regulamentos de privacidade de dados. Uma solução de gerenciamento de contatos normalmente usa permissões para aumentar a segurança dos dados.
Integrações
Os sistemas de gerenciamento de contatos oferecem muitas integrações para ajudar a otimizar os processos de vendas. Você pode se conectar a outras tecnologias em seu funil de vendas para ajudar a digitalizar sua empresa. Por exemplo, é possível se conectar a ferramentas de geração de leads ou ferramentas de marketing para automatizar o marketing por e-mail. Você também pode acompanhar as interações dos clientes com plataformas de mensagens. Essas integrações oferecem aos líderes de prestação de suporte e de vendas uma melhor compreensão das interações atuais com os clientes.
A integração mais comum é com o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente, que ajuda a fornecer um excelente atendimento ao cliente e aumentar sua satisfação.
Quais são as melhores práticas de gerenciamento de contatos?
Veja a seguir algumas práticas recomendadas de gerenciamento de contatos para aproveitar melhor seu software.
Atualize regularmente as informações
Os clientes existentes podem alterar seus e-mails, cargos ou outras informações importantes. Para manter suas informações o mais relevantes possível, valide e atualize regularmente as informações de contato armazenadas.
Crie segmentos de usuários para esforços de marketing personalizados
Ao entrar em contato com clientes para realizar uma campanha de marketing, tente personalizar seu contato com eles. Para fazer isso com eficiência, você pode segmentar os usuários em grupos menores. Usando a segmentação demográfica e psicográfica, você pode criar grupos de clientes comercializáveis.
Faça back-up de seus dados
A garantia de back-up do seu banco de dados de contatos é parte essencial do gerenciamento do pipeline de dados. Ao duplicar as informações do cliente e armazenar esses mesmos dados em repositórios de recuperação, você pode reduzir a possibilidade de perda de dados. Faça back-up de seus dados com frequência para gerenciar seus dados de contato com mais eficiência. Você pode criar canais de dados que duplicam as informações durante o estágio de entrada de dados do gerenciamento de contatos e do uso do CRM. Essa solução garante que sua empresa sempre tenha back-ups suficientes dos dados do cliente.
Integre sempre que possível
Você pode aprimorar o software de gerenciamento de conteúdo integrando-o a uma ferramenta de CRM e outros softwares de negócios. Muitos recursos poderosos de gerenciamento de contatos são mais eficientes através do uso de aplicações e serviços de terceiros.
Proteja seus dados
Lembre-se de que, ao lidar com dados de clientes, você deve estar em conformidade com as políticas regulatórias de dados. A conformidade e a segurança dos dados são vitais ao gerenciar informações confidenciais de contato.
Sistemas de gerenciamento de contatos em comparação com sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente
Tanto os sistemas de gerenciamento de contatos quanto as plataformas de CRM ajudam as empresas a interagirem de forma mais eficaz com os clientes. No entanto, isso é feito de forma diferente.
Os sistemas de gerenciamento de contatos permitem que você colete e armazene informações do cliente. Uma equipe de suporte ou de vendas pode usar essas informações para melhorar sua conexão com clientes. Por outro lado, o software de CRM fornece uma cobertura completa da interação com o cliente. As plataformas de CRM abrangem todos os aspectos do ciclo de vendas e são tecnologias mais abrangentes.
Normalmente, os sistemas de gerenciamento de contatos são um recurso dos pacotes de softwares de CRM.
Como a AWS pode ajudar com seus requisitos de gerenciamento de contatos?
Com o Amazon Connect, você pode criar um contact center na nuvem com rapidez e eficiência, ajudando você a fornecer um atendimento ao cliente superior a um custo menor.
O gerenciamento de contatos é apenas um dos muitos recursos do Amazon Connect. O recurso Amazon Connect Customer Profiles agrupa automaticamente as informações de várias aplicações em um perfil de cliente unificado e, em seguida, entrega esse perfil diretamente ao atendente assim que uma chamada de suporte ou interação começa.
Além do gerenciamento de contatos, o Amazon Connect ajuda você a:
- Automatizar o gerenciamento de dados com um contact center com tecnologia ML.
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